MATERI KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN ORGANISASI

 Beranda CURAHAN HATI ▼

Rabu, 27 April 2011

URAIAN MATERI KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN ORGANISASI

Kepemimpinan

Kepemimpinan (leadership) telah didefinisikan dengan berbagai cara yang berbeda oleh berbagai orang yang berbeda pula. Menurut Stoner, Kepemimpinan dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya.

Ada tiga implikasi penting dari definisi tersebut :

Pertama, Kepemimpinan menyangkut orang lain – bawahan atau pengikut. Kesediaan mereka untuk menerima pengarahan dari pemimpin, para anggota kelompok membantu menentukan status / kedudukan pemimpin dan membuat proses kepemimpinan dapat berjalan. Tanpa bawahan, semua kualitas kepemimpinan seorang mmanajer akan menjadi tidak relevan.

Kedua, Kepemimpinan menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang diantara para pemimpin dan anggota kelompok. Para pemimpin mempunyai wewenang untuk mengarahkan berbagai kegiatan para anggota kelompok, tetapi para anggota kelompok tidak dapat mengarahkan kegiatankegiatan pemimpin secara langsung, meskip[un dapat juga melalui sejumlah cara secara tidak langsung.

Ketiga, Selain dapat memberikan pengarahan kepada para bawahan atau pengikut, pemimpin dapat juga mempergunakan pengaruh. Dengan kata lain, para pemimpin tidak hanya dapat memerintah bawahan apa yang harus dilakukan tetapi juga dapat mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintahnya. Sebagai contoh, seorang manajer dapat mengarahkan seorang bawahan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu, tetapi dia dapat juga mempengaruhi bawahan dalam menentukan cara bagaimana tugas itu

dilaksanakan dengan tepat.

Kepemimpinan adalah bagian penting manajemn, tetap tidak sama dengan manajemen. Kepemimpinan merupakan kemampuan yang dipunyai seseorang untuk mempengaruhi orang-orang lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran. Manajemen mencakup kepemimpinan, tetapi juga mencakup fungsifungsi lain seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan.

Tujuan Kepemimpinan

Nampaknya sukar dibedakan antara tujuan dan fungsi kepemimpinan, lebih-lebih kalau dikaji secara praktis kedua-duanya mempunyai maksud yang sama dalam menyukseskan proses kepemimpinan namun secara definitif kita dapat menganalisanya secara berbeda. Tujuan kepemimpinan merupakan kerangka ideal / filosofis yang dapat memberikan pedoman bagi setiap kegiatan pemimpin, sekaligus menjadi patokan yang harus dicapai. Sehingga tujuan kepemimpinan agar setiap kegiatan yang dilaksanakan dapat mencapai tujuan yang inginkan secara efektif dan efisien.

Fungsi kepemimpinan

Agar kelompok berjalan dengan efektif, seseorang harus melaksanakan dua fungsi utama ; (1) fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tugas (“task-related”) atau pemecahan masalah, dan (2) fungsi-fungsi pemeliharaan kelompok (“group-maintenance”) atau sosial. Fungsi pertama menyangkut pemberian saran penyelesaian, informasi dan pendapat. Fungsi kedua mencakup segala sesuatu yang dapat membantu kelompok berjalan lebih lancar- persetujuan dengan kelompok lain, pnengahan perberdaan pendapat, dan sebagainya.

Manajemen dan Organisasi

1)Manajemen

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Atau lebih jelasnya manajemen dapat didefinisikan sebagai bekerja dengan orang-orang untuk menentuakn, menginterpretasikan, dan pengorganisasian (organizing), penyusunan personalia atau kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan (leading), dan pengawasan (controlling).

Pola Umum Manajemen

Manajemen pada dasarnya adalah alat atau sarana daripada administrasi;

Sebagai alat administrasi fungsi manajemen adalah menggerakkan unsur statik daripada administrasi yaitu organisasi ;

Dalam fungsinya menggerakkan organisasi, manajemen merupakan suatu proses dinamika yang meliputi fungsi planning, organizing, actuating dan lain-lain ;

Proses manajemen selalu diarahkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu ;

Dalam mencapai tujuan tersebut manajer sebagai pelaksana manajemen menggunakan berbagai unsur yang tersedia dalam organisasi ;

Penggunaan unsur-unsur manajemen tersebut selalu dilaksanakan dengan seefisien mungkin berdasarkan prinsip-prinsip manajemen.

2)Organisasi

Menurut Chester Bernard, Organisasi adalah sistem kegiatan kerjasama (cooperative activities) dari dua orang atau lebih.

Menurut Dwight Waldo, Organisasi adalah struktur antar hubngan pribadi yang berdasarkan atas wewenang formal dan kebiasaan-kebiasaan di dalam suatu system adminstrasi.

Menurut G.R. Terry, Organisasi adalah berasal dari kata organism yaitu suatu struktur dengan bagian-bagian yang demikian dintegrasi hingga hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan orang terdiri dua bagian pokok yaitu bagian-bagian dan hubungan-hubungan.

Jadi Organisasi adalah wadah serta proses kerjasama sejumlah manusia yang terkait dalam hubungan formal dalam rangkaian hirarki untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Dari beberapa pengertian di atas ada tiga unsur yang menonjol dan perlu diperhatikan, yakni :

Bahwa organisasi bukanlah tujuan, mulainkan hanya alat untuk mencapai tujuan atau alat untuk melaksanakan tugas pokok. Berhubungan dengan itu susunan organisasi haruslah selalu disesuaikan dengan perkembangan tujuan atau perkembangan tugas pokok.

Organisasi adalah wadah serta proses kerjasama sejumlah manusia yang terikat dalam hubungan formal.

Dalam organisasi selalu terdapat rangkaian hirarki, artinya dalam suatu organisasi selalu terdapat apa yang dinamakan atasan dan apa yang dinamakan bawahan.

Fungsi-Fungsi Organisasi :

Mengatur tugas dan kegiatan kerjasama sebaik-baiknya ;

Mencegah kelambatan-kelambatan kerja serta kesulitan yang dihadapi ;

Mencegah kesimpangan kerja ;

Menentukan pedoman-pedoman kerja.

Keuntungan-keuntungan Organisasi :

Organisasi yang baik memberikan keuntungan sebagai berikut :

Setiap orang akan mengerti tugasnya masing-masing ;

Memperjelas hubungan kerja para anggota organisasi ;

Terdapat koordinasi yang tepat antar unit kerja ;

Menggunakan tenaga kerja sesuai dengan kemampuan dan minat ;

Agar kegiatan administrasi dan manajemen dapat dilakuakn secara efektif dan efisien.

Unsur-unsur Organisasi :

Pada hakikatnya organisasi terbentuk dari sekelompok orang, kerjasama dan tujuan bersama.

KHARAKTERISTIK KEPEMIMPINAN

Sifat-Sifat Rasul sebagai Etos Kerja

Dalam Islam kepemimpinan adalah bagian dari kepribadian Islam, sabda Rasulullah Saw. “ Setiap orang dari kamu adalah pemimpin dan kamu bertanggngjawab terhadap kepemimpinan itu” (Shahih Bukhari & Muslim)

Setiap manusia pasti memerankan suatu kepemimpinan. Hadis Rasulullah mengatakan, “ Setiap anda adalah pengasuh dan bertanggungjawab terhadap rakyatnya. Pemimpin adalah pengasuh dan bertanggungjawab terhadap rakyat. Laki-laki adalah pengasuh dikeluarganya dan bertanggungjawab terhadap asuhannya. Wanita adalah pengasuh di rumah suaminya dan bertanggungjawab pada asuhannya, pembantu adalah pengasuh harta majikannya dan bertanggungjawab pada asuhannya”. (H.R. Imam Bukhari & Muslim).

Dimensi Moral Kepemimpinan

Akhlak seorang m,uslim adalah tidak mengejar kepemimpinan untuk dirinya. Tidak merebut kepemimpinan dari orang yang layak memiliki kepemimpinan itu. Apabila diberi tanggungjawab kepemimpinan, sementara dia lemah dan sanggup memikul, hendaknya dia menolak tanggungjawab itu. Kecuali, pabila dia yang harus memegangnya maka dia wajib melaksanakannya. Bila menghindar berarti berdosa, dan bila dia melaksanakan kewajiban itu dia mendapat pahala. Nash-nash berikut ini menjelaskan hal tersebut di atas :

Jangan meminta dan jangan memberikan amanah kepada orang yang berambisi / meminta dijadikan pemimpin.

Dari Abu Hurairah, rasulullah Saw bersabda “ Sesungguhnya kalian akan berambisi memperoleh kepemimpinan dan itu akan menjadi penyesalan nanti pada hari kiamat. Alangkahnya bahagianya orang yang terus menyusui (melaksanakan tugasnya) dan alangkah buruknya orang yang menyapinya (melalaikan tugasnya) “ (H.R Bukhari & Nasai)

Jangan menolak bila diberi amanah / kepercayaan

Dari Abu Dzar katanya “Aku masuk menemui Nabi bersama-sama dengan dua orang anak, pamanku, satu diantaranya” Wahai Abu Dzar Sesungguhnya kammu lemah dan tugas itu amanah dan (dapat mengakibatkan) kehinaan dan penyesalan pada hari kiamat. Kecuali bagi orang yang mengambil dengan benar dan melaksanakan amanah yang diberikan kepada” (H.R. Muslim)

Kepemimpinan yang Efektif

Menciptakan wawasan untuk masa depan dengan mempertimbangkan kepentingan jangka panjang organisasi.

Mengembangkan strategi yang rasional untuk menuju ke arah wawasan tersebut.

Memperoleh dukungan dari pusat kekuasaan dan seluruh anggota.

Memberi motivasi yang kuat kepada kelompok inti dan seluruh anggota untuk mencpai tujuan organisasi.

Ciri-ciri Pemimpin Islam

Setia ; pemimpin dan orang yang dipimpinnya terkait kesetiaan kepada Allah

Tujuan Islam secara menyeluruh

Berpegang pada syariat dan Akhlak Islam

Pengemban amanat / bertanggungjawab.

Prinsip Dasar Operasional Kepemimpinan Islam

Musyawarah

Adil

Kebebasan berfikir

Karakter Kepemimpinan Islam

Tahu kemana harus diarahkan, kuasai waktu dan jangan biarkan waktu mengontrol anda dengan menjadikan setiap saat bekerja untuk Islam.

Mengarah pada hasil yang kongkrit, memusatkan perhatian diri pada hasil, ketimbang pada pekerjaannya itu sendiri.

Membangun kekuatan bukan kelemahan, termasuk diri anda dan para sahabat anda, akui kelebihan orang lain tanpa merasa kedudukan anda terancam.

Memusatkan perhatian pada beberapa bidang utama, dimana kerja keras secara terus menerus yang akan memberikan hasil yang cemerlang.

Bertawakal kepada Allah dengan meletakkan cita-cita yang tinggi, jangan batasi diri anda pada persoalan yang mudah dan aman.

Sifat “mutu” yang harus dimiliki pemimpin

Akhlak yang baik

Memiliki daya imajinasi

Berfikir menurut fungsinya

Mampu bersikap adil kepada semua

Memiliki banyak minat

Bersikap sebagai pendidik

Memiliki emosional yang matang

Bersikap sebagai perencana

Mampu menghormati diri dan orang lain

Teguh, tegas, mampu mengorganisir dengan rapi

Bersemangat, energik, bersifat sebagai pelatih

Ekspresif (berbicara dan menulis)

Logis, berpikir selalu tajam dan selalu siap

Bertanggungjawab, kreatif dan pekerja keras

Setia kepada semua kepentingan

Tipe-tipe Kepemimpinan

Dilihat bagaimana pemimpin itu menggunakan kekuasaannya, ditentukan tiga buah tipe dasar, yakni :

1)Tipe Otoriter (autocratic)

Pemimpin yang bertipe demikian dipandang sebagai orang yang memberikan perintah dan mengharapkan pelaksanaannya secara dogmatis dan selalu positif. Dengan segala kemampuannya, ia berusaha menakut-nakuti bawahannya dengan jalan memberikan hukuman tertentu bagi yang berbuat negatif, dan hadiah untuk seorang bawahan yang bekerja dengan baik (correct).

2)Tipe Demokratis atau Partisifasi

Pemimpin demikian mengadakan konsultasi dengan para bawahannya mengenai tindakan-tindakan dan keputusan-keputusan yang diusulkan / dikehendaki oleh pimpinan serta berusaha memberikan dorongan untuk turut serta aktif melaksanakan semua keputusan dan kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan itu.

3)Sedang pada tipe yang terakhir,

Pemimpin sangat sedikit menggunakan kekuatannya, bahkan memberikan suatu tingkatan kebebasan yang tinggi terhadap para bawahannya atau bersifat “Free rein” (Laissez Faire) di dalam segal tindakan mereka. Pemimpin demikian biasanya mempunyai ketergantungan yang besar pada anggota kelompok untuk menetapkan tujuan-tujuan dan alat-alat / cara mencapainya. Mereka (para pemimpin ‘ laissez faire’) menganggap bahwa peranan meraka sebenarnya sebagai orang yang berusaha memberikan kemudahan (fasilitas) kerja para pengikut, umpama dengan jalan menyampikan informasi kepada orang-orang yang dipimpinnya, serta sebagai penghubung dengan lingkungan yang ada di luar kelompok.

Unsur-unsur Manajemen

Unsur dasar yang merupakan sumber yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan dalam manajemen adalah :

Man (manusia)

Material (bahan)

Machine (mesin / alat)

Methods (tata kerja)

Money (uang)

Market (pasar)

Unsur Manusia dalam Manajemen

Manusia salah satu dari unsur manajemen yang merupakan motor penggerak bagi sumber-sumbe dan lat-alat baik yang bersifat “ Human Resources “ maupun “Non Human Resources” dalam suatu organisasi.

Tingkatan Manajemen

Manajemen dalam organisasi, Pemimpin (manajer) dapat dibedakan menurut tingkatan dan jenis pekerjaannya, yakni :

1)Menurut tingkatannya (hierarchie), pimpinan dalam organisasi dapat dikelompokkan sebagai berikut :

Manajemen Puncak (Top Management)

Manajemen Media (Middle Management)

Manajemen Rendah (Lower Management)

2)Apabila dilihat dari Pembagian Kerjanya,. Yaitu antara kerja “pikir” dan kerja “fisik”, dapat dikelompokkan sebagai berikut :

a)Admistrative Management, pada tingkat “Top Management

b)Middle Management, pada tingkat “Pimpinan Menengah”

c)Supervisory Management, ada di tingkat “Paling Bawah”

Pada tingkatan Admistrative Pemimpin lebih banyak menggunakan kerja pikir daripada kerja fisik dalam memipin organisasinya, misalnya menentukan tujuan organisasi, perumuan kebijakan, penggerakkan kelompok pimpinan pada tingkat lebih rendah dan memikirkan hal-hal yang sifatnya lebih menyeluruh. Untuk itu “Manajerial Skill” lebih dibutuhkan.

Pada tingkat Middle Management, dalam tugas kegiatannya sehari-hari antara kegiatan pikir dan fisik hampir sepadan ; kedua-duanya dilaksanakan hampir serentak dan bersama-sama. Sebaliknya pada tingkat Supervisory Management, dalam tugasnya sehari-hari pimpinan lebih banyak mempergunakan kerja fisik dari pada kerja pikir. Untuk itu ia lebih banyak membutuhkan “technical Skills” daripada “Managerial Skills”.

ORGANISASI SEBAGAI ALAT PERJUANGAN

Ada berbagai macam tipe organisasi, yang umum dikenal yakni :

a.Bentuk Lini

Yang pertama ini sering pula dinamakan :bentuk lurus”, “bentuk jalur” dan “bentuk militer”. Bentuk lini ini mula-mula diperkenalkan oleh seorang ahli adminstrasi berkebangsaan Perancis, Henry Fayol. Bentuk lini dipandang sebagai bentuk yang paling tua dan dipergunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi ini banyak dipergunakan di lingkungan militer dan perusahaan-perusahaan kecil.

Ciri-cirinya :

Garis komando langsung dari atasan ke bawahan atau dari pimpinan tertinggi ke berbagai tingkat operasional.

Masing-masing pekerja bertanggungjawab penuh terhadap semua kegiatannya.

Otoritas dan tangungjawab tertinggi pada puncak makin lama makin berkurang menurut jenjang.

Organisasinya kecil, begitu pula karyawannya sedikit.

Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan bersifat langsung.

Tujuan, alat-alat yang digunakan dan struktur organisasinya masih sederhana.

Pemilik organisasi biasanya menjadi pimpinan tertinggi.

Keuntungan organisasi yang berbentuk lini :

Kekuasaan dan tanggungjawab dapat ditetapkan secara definitif.

Orang yang mempunyai kekuasaan dan tanggungjawab diketahui oleh semua pihak.

Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat, karena jumlah orang yang perlu diajak berembuk tidak begitu banyak.

Disiplin mudah dipertahankan.

Solidaritas para anggota masih besar, karena masih saling kenal mengenal.

Tersedianya kesempatan yang baik bagi pimpinan organisasi untuk mengembangkan bakat-bakat pemimpin.

b.Bentuk Lini dan Staf

Di dalam organisasi-organisasi kecil, semua karyawan supervisor adalah merupakan orang-orang lini (line personnel). Tetapi ketika organisasi mulai membesar, maka semakin terasa pentingnya penyediaan tenaga spesialis mampu memberikan nasihat-nasihat teknis dan memberikan jasa-jasa kepada unit-unit operasional lainnya. Orang-orang inilah yang biasanya disebut “staf personnel” (orang-orang staf yang melaksanakan fungsi-fungsi staf). Dan orang-orang staf ini dapat digolongkan menjadi dua macam, yaitu : (1) para penasihat dan (2) “auxilliary personnel”, bertugas melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya meknisme organisasi.

Ciri-ciri Pokok :

Organisasinya besar dan kompleks.

Jumlah karyawannya banyak.

Terdapat dua kelompok karyawan (lini dan staf) sebagaimana dijelaskan di atas.

Karena organisasi sudah semakin besar / kompleks, maka hubungan langsung di sini sudah tidak mungkin lagi terjadi antar anggota maupun antara pemimpin dan bawahan.

Nampak adanya spesialisasi yang dikembangkangkan dan dipergunakan secara optimal.

Kebaikan-kebaikannya :

Adanya pembagian tugas yang jelas antara kelompok lini yang melaksanakan tugas pokok organisasi, dan kelompok staf yang melaksanakan kegiatan penunjang.

Asas spesialisasi dapat dijalankan, menurut bakat bawahan yang berbeda-beda.

Prinsip “the right man in the right place” dapat diterapkan dengan mudah.

Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap unit kegiatan.

Tipe organisasi demikian dapat dipergunakan oleh organisasi-organisasiyang lebih besar / kompleks.

Keburukannya :

Pemimpin lini sering mengabaikan advis staf.

Pimpinan staf sering mengabaikan gagasan-gagasan.

Ada kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya.

Perintah-perintah lini, nasihat-nasihat dan perintah-perintah staf sering agak membingungkan anggota. Hal ini dapat terjadi, karena kedua jenis hirarki ini tidak selalu seirama dalam memandang sesuatu.

Meskipun terdapat kelemahan-kelemahan organisasi tipe lini dan staf ini, namun untuk organisasi yang semakin kompleks seperti dewasa ini lebih cenderung menggunakan bentuk lini dan staf.

c.Bentuk Fungsional

Organisasi Fungsional adalah suatu organisasi dimana kekuasaan dari pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan-satuan dibawahnya dalam suatu bidang pekerjaan tertentu. Tiap-tiap kepala dari satuan ini mempunyai kekuasaan untuk memerintah semua pejabat bawahan sepanjang mengenai bidangnya (The Liang Gie, dkk., 1981, hal. 136). Ciri lain dari organisasi demikian adalah bahwa didalam organisasi tidak terlalu menekankan pada hirarki struktural, akan lebih banyak didasarkan pada sifat dan macam fungsi yang harus dijalankan. Sebenarnya bentuk ini tidak populer, dan kebanyakan hanya dipergunakan dalam lingkungan usaha swasta seperti toko serba ada, dan yang sejenisnya.

Kebaikan-kebaikannya :

Ada pembagian yang tegas antara kerja pikir dan fisik.

Dapat dicapai spesialisasi yang baik.

Solidaritas antara orang-orang yang menjalankan fungsi yang sama pada umumnya tinggi.

Moral serta disiplin kerja tinggi.

Koordinasi antara orang-orang yang ada dalam satu fungsi mudah dijalankan.

Kelemahannya :

Sulit mengadakan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang saja.

Koordinasi yang bersifat menyeluruh sukar diadakan, karena orang-orang yang bergerak dalam satu bidang mementingkan fungsi saja

Inisiatif perorangan mudah tertekan, karena sudah dibatasi pada suatu fungsi.

d.Organisasi Tipe Panitia

Bentuk organisasi ini adalah suatu tipe di mana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam kelompok-kelompok yang bersifat panitia. Maksudnya, pada tingkat pimpinan, keseluruhan unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana dibagi ke dalam kelompok-kelompok yang disebut “task force” atau satuan tugas.

Ciri-cirinya :

Struktur organisasinya tidak begitu kompleks. Biasanya hanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua seksi dan para petugas.

Struktur organisasinya secaa relatif tidak permanen. Organisasi tipe panitia hanya dipakai sewaktu-waktu ada kegiatan khusus (proyek-proyek tertentu), dan setelah kegiatan-kegiatan itu selesai dikerjakan, maka panitia dibubarkan.

Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif.

Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggungjawab yang sama.

Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satuan tugas (task force).

Keuntungan Tipe Panitia :

Keputusan yang diambil selalu berhasil dengan baik dan tepat, karena sudah dibicarakan secara kolektif.

Kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan kecil sekali.

Usaha kerjasama bawahan mudah digalang.

Kelemahannya :

Proses pengambilan keputusan agak lambat karena segala sesuatunya harus dibicarakan lebih dulu dengan para anggota organisasi.

Apabila ada kemacetan kerja, tak seorang pun yang mau diminta pertanggung jawabannya melebihi dari yang lain.

Para pelaksana sering bingung karena perintah tidak datang dari satu orang pimpinan saja.

Kreativitas nampaknya sukar dikembangka, karena pelaksanaan didasarkan pada kolektifitas.

HUBUNGAN ANTARA KEPEMIMPINAN, MANAJEMEN DAN ORGANISASI

Organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan, yang mana untuk mencapai tujuan tersebut memerlukan manajemen untuk mengatur orang-orang tersebut, yang mana manajemen tidak akan berhasil apabila tidak ada pemimpin di dalamnya dan seorang pemimpin pun harus memiliki ilmu kepemimpinan, jadi antara Kepemimpinan, manajemen dan organisasi merupakan suatu sistem yang tidak dapat berdiri sendiri dan tidak dapat terpisahkan

MATERI TEKNIK PERSIDANGAN ORGANISASI

Teknik Persidangan Organisasi

Secara sederhana sidang bisa diartikan sebagai pertemuan untuk membicarakan sesuatu. Sedangkan sidang dalam organisasi adalah pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi dengan mengikuti mekanisme-mekanisme dan aturan yang jelas. Kebijakan dan keputusan dari persidangan ini akan mengikat seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan. Keputusan yang telah disepakati dalam persidangan sifatnya final, sehingga berlaku bagi pihak yang setuju maupun tidak setuju, hadir atau tidak hadir dalam persidDalam sebuah persidangan organisasi terdapat beberapa aturan atau mekanisme yang harus dipatuhi, mekanisme-mekanisme yang dibuat dan diberlakukan dalam sebuah persidangan bertujuan agar sidang yang dilaksanakan berjalan aman, aspiratif, dan demokratis. Oleh karena itu aturan main s Sidang di bagi kedalam beberapa bagian yaitu:

1) Sidang Pleno

a) Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b) Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c) Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee (panitia pengarah)
d) Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan

2) Sidang Paripurna

a) Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b) Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c) Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan

3) Sidang Komisi

a) Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b) Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
c) Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
d) Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
e) Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

4) Sidang Sub Komisi

a) Sidang Sub Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b) Sidang Sub Komisi adalah pembagian dari komisi yang ada untuk membahas hal yang lebih spesifik dan detail
c) Sidang sub komisi lebih terbatas dalam sidang komisi guna mematangkan materi lanjut dan ketika sidang komisi dianggap cukup, maka tidak perlu diadakan sidang sub komisi.

Perangkat sidang:

1. Peserta sidang (Quorum)

Quorum adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat quorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut.

2. Presidium atau pimpinan sidang

– Ketua (Presidium 1)
– Anggota (Presidium 2)
– Anggota (Presidium 3)

3. Agenda acara persidangan/materi persidangan

Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus

4. Ruangan sidang

5. Perlengkapan sidang

– Meja
– Kursi
– Palu sidang
– Pengeras suara
– Podium
– Laptop dan Printer
– Notulensi

6. Tata tertib persidangan

Syarat – syarat pimpinan sidang (normative):

1. Mempunyai pengetahuan yang luas (cerdas)
2. Memahami atau mengetahui masalah yang akan dibahas
3. Bijaksana/netral/demokratis
4. Terampil memimpin sidang

Tugas Pimpinan sidang :

1. Membuka dan menutup sidang
2. Menjelaskan dan mengatur serta mengarahkan permasalahan agar fokus
3. Membuat keputusan-keputusan

Etika dan Aturan persidangan :

– Disiplin
– Berbicara setelah adanya izin dari pimpinan sidang
– Interupsi/penyelaan/pemotongan pembicaraan dengan mengikuti aturan
– Saling menghormati dan menghargai antar peserta sidang
– Tidak menyinggung permasalahan Agama/Ras/Suku (dalam perdebatan)
– Kerjasama antara pihak-pihak yang terkait dengan persidangan

Skorsing/pemberhentian acara waktu persidangan

– Sudah memasuki waktu istirahat yang sudah ditentukan
– Digunakan untuk lobi atau komunikasi nonformal diluar persidangan
– Untuk menghadapi keadaan darurat (chaos)
– Refreshing (ketika menghadapi situasi yang stagnant dalam persidangan)

Ketukan palu sidang

 1 (satu) kali ketukan
a) Digunakan untuk perpindahan atau pergantian pimpinan sidang
b) Digunakan untuk pengesahan putusan biasa point per point dan atau bab per bab (keputusan sementara)
c) Digunakan untuk skorsing dalam waktu yang tidak terlalu lama
Contoh: (1×5 menit, 1×15 menit, dst.)
d) Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
e) Mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya skor 1X??menit, dst.) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.

 2 (dua) kali ketukan
Digunakan untuk menskorsing waktu yang cukup lama. Misalnya istirahat, lobying, sembahyang, dan makan.
Contoh: (2×5 menit, 2×15 menit, dst.)
 3 (tiga) kali ketukan
a) Membuka dan menutup acara persidangan
b) Pengesahan keputusan yang bersifat prinsipil atau pengesahan keputusan akhir secara keseluruhan dari semua hasil persidangan (konsideran)

Macam-macam interupsi :

a) Interupsi point of order (digunakan apabila interupsi yang bersifat prinsipil)
b) Interupsi point of information (digunakan apabila ada informasi yang berhubungan dengan acara persidangan)
c) Interupsi point of clarification (digunakan apabila ada klarifikasi yang berhubungan dengan acara persidangan)
d) Interupsi point of personal privilege (digunakan untuk melakukan pembelaan yang bersifat personal/privacy).

Istilah-Istilah atau Move-Move dalam Persidangan

a) Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
b) Lobbying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
c) Interruption atau interupsi (Memotong pembicaraan)
d) Walk out ialah keadaan tidak menyetujui dengan kesepakatan sidang karena persidangan sudah tidak relevan dengan prinsip mereka dan memilih untuk keluar dari acara persidangan
e) Kliring ialah memotong pembicaraan diatas interupsi.
f) Pending ialah memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang
g) PK (Peninjauan kembali) ialah mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/putusan yang telah ditetapkan

MATERI TEKNIK LOBI DAN NEGOISASI

TEKNIK LOBBY DAN NEGOSIASI

TEKNIK LOBBY DAN NEGOSIASI

Teknik Negosiasi Untuk Sukses

Seringkali orang awam akan menangkap kesan bahwa negosiasi merupakan istilah lain untuk mengatakan “keterlibatan dalam konflik”. Namun menurut Oxford Dictionary negosiasi didefinisikan sebagai: “pembicaran dengan orang lain dengan maksud untuk mencapai kompromi atau kesepakatan, untuk mengatur atau mengemukakan.” Istilah-istilah lain kerap digunakan pada proses ini seperti: pertawaran, tawar-menawar, perundingan, perantaraan atau barter.

Dengan kata lain negosiasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu keadaan yang dapat diterima kedua belah pihak. Negosiasi diperlukan ketika kepentingan seseorang atau suatu kelompok tergantung pada perbuatan orang atau kelompok lain yang juga memiliki kepentingan-kepentingan tersebut harus dicapai dengan jalan mengadakan kerjasama. Negosiasi adalah pertemuan antara du pihak dengan tujuan mencapai kesepakatan atas pokok-pokok masalah yang :

1. Penting dalam pandangan kedua belah pihak
2. Dapat menimbulkan konflik di antara kedua belah pihak
3. Membutuhkan kerjasama kedua belah pihak untuk mencapainya.

Dalam konteks bisnis/ kerja, negosiasi terjadi secara ajeg antara:

1. Majikan dan karyawan [upah, fasilitas]
2. Duta penjualan dengan pembeli di seputar harga dan kontrak
3. Departemen sehubungan dengan alokasi sumber daya

Negosiasi tidaklah untuk mencari pemenang dan pecundang; dalam setiap negosiasi terdapat kesempatan untuk menggunakan kemampuan sosial dan komunikasi efektif dan kreatif untuk membawa kedua belah pihak ke arah hasil yang positif bagi kepentingan bersama. Berdasarkan uraian singkat di atas, bisa dikatakan bahwa negosiasi memiliki sejumlah karakteristik

utama, yaitu:

1. Senantiasa melibatkan orang – baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok;
2. Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu –baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter);
3. Negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi;
4. Ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah pihak sepakat untuk tidak sepakat.
5. Hampir selalu berbentuk tatap-muka –yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah;
6. Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi;

Teknik loby

Walau mengandung konflik, lobby atau negosiasi sejatinya merupakan cara yang paling efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan. Dengan mengembangkan kemampuan lobby dan negosiasi, setiap pihak bisa mendapatkan apa yang dibutuhkannya tanpa harus melakukan cara-cara ekstrim, seperti perang, pemaksaan, atau perebutan. Secara umum, suatu proses lobby atau negosiasi akan menghasilkan 4 kemungkinan:

1. Kuadran Kalah-kalah (Menghindari konflik). Kuadran keempat ini menjelaskan cara mengatasi konflik dengan menghindari konflik dan mengabaikan masalah yang timbul. Atau bisa berarti bahwa kedua belah pihak tidak sepakat untuk menyelesaikan konflik atau menemukan kesepakatan untuk mengatasi konflik tersebut. Kita tidak memaksakan keinginan kita dan sebaliknya tidak terlalu menginginkan sesuatu yang dimiliki atau dikuasai pihak lain. Cara ini sebetulnya hanya bisa kita lakukan untuk potensi konflik yang ringan dan tidak terlalu penting. Jadi agar tidak menjadi beban dalam pikiran atau kehidupan kita, sebaiknya memang setiap potensi konflik harus dapat segera diselesaikan
2. Kuadran Menang-kalah (Persaingan). Kuadran kedua ini memastikan bahwa kita memenangkan konflik dan pihak lain kalah. Biasanya kita menggunakan kekuasaan atau pengaruh kita untuk memastikan bahwa dalam konflik tersebut kita yang keluar sebagai pemenangnya. Biasanya pihak yang kalah akan lebih mempersiapkan diri dalam pertemuan berikutnya, sehingga terjadilah suatu suasana persaingan atau kompetisi di antara kedua pihak. Gaya penyelesaian konflik seperti ini sangat tidak mengenakkan bagi pihak yang merasa terpaksa harus berada dalam posisi kalah, sehingga sebaiknya hanya digunakan dalam keadaan terpaksa yang membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tegas.
3. Kuadran Kalah-menang (Mengakomodasi). Agak berbeda dengan kuadran kedua, kuadran ketiga yaitu kita kalah – mereka menang ini berarti kita berada dalam posisi mengalah atau mengakomodasi kepentingan pihak lain. Gaya ini kita gunakan untuk menghindari kesulitan atau masalah yang lebih besar. Gaya ini juga merupakan upaya untuk mengurangi tingkat ketegangan akibat dari konflik tersebut atau menciptakan perdamaian yang kita inginkan. Mengalah dalam hal ini bukan berarti kita kalah, tetapi kita menciptakan suasana untuk memungkinkan penyelesaian yang paripurna terhadap konflik yang timbul antara kedua pihak. Mengalah memiliki esensi kebesaran jiwa dan memberi kesempatan kepada pihak lain untuk juga mau mengakomodasi kepentingan kita sehingga selanjutnya kita bersama bisa menuju ke kuadran pertama.
4. Menang-menang (Kolaborasi). Kuadran pertama ini disebut dengan gaya manajemen kolaborasi atau bekerja sama. Tujuan kita adalah mengatasi konflik dengan menciptakan penyelesaian melalui konsensus atau kesepakatan bersama yang mengikat semua pihak yang bertikai. Proses ini biasanya yang paling lama memakan waktu karena harus dapat mengakomodasi kedua kepentingan yang biasanya berada di kedua ujung ekstrim satu sama lainnya. Proses ini memerlukan komitmen yang besar dari kedua pihak untuk menyelesaikannya dan dapat menumbuhkan hubungan jangka panjang yang kokoh. Secara sederhana proses ini dapat dijelaskan bahwa masing-masing pihak memahami dengan sepenuhnya keinginan atau tuntutan pihak lainnya dan berusaha dengan penuh komitmen untuk mencari titik temu kedua kepentingan tersebut.

Pentingnya Sikap Terhadap Perselisihan Dan Konflik

Negosiator yang berhasil memiliki sikap yang positif. Mereka dapat memandang konflik sebagai sesuatu yang normal dan konstruktif. Ketrampilan yang mereka gunakan untuk memecahkan konflik bukanlah “sulap”. Ketrampilan tsb dapat dipelajari. Sikap kita selalu penting, dan ini terutama berlaku dalam bernegosiasi. SIKAP mempengaruhi sasaran kita, dan sasaran mengendalikan cara orang bernegosiasi. Cara kita bernegosiasi menentukan hasilnya.

Mengembangkan Filosofi Sama-Sama Menang Dalam Negosiasi

Masing-masing pihak di dalam suatu negosiasi tentu ingin menang. Negosiasi yang berhasil berakhir dengan sesuatu yang dibutuhkan oleh kedua pihak. Setiap kali seorang negosiator mengancangi suatu situasi pertawaran dengan gagasan, “ Saya harus menang, dan benar-benar tidak peduli tentang pihak lawan”, maka bencana pun sudah diambang pintu. Konsep negosiasi sama-sama menang tidak sekadar didasarkan pada pertimbangan etika. Pihak yang mengakhiri suatu negosiasi dengan perasaan bahwa ia telah tertipu mungkin berusaha membalas dendam belakangan.

Negosiasi sama-sama menang secara sederhana adalah “bisnis yang baik”. Ketika pihak-pihak yang berkepentingan di dalam suatu perjanjian merasa puas dengan hasilnya, mereka akan berusaha membuat perjanjian itu berhasil, tidak sebaliknya. Mereka pun akan bersedia untuk bekerja sama satu sama lain pada masa datang. Barangkali anda bertanya, “Bagaimana saya bisa menang di dalam suatu negosiasi bila saya membolehkan pihak lawan juga memenuhi kebutuhan mereka?”. Jawaban pertanyaan ini terletak pada kenyataan bahwa orang yang berbeda mempunyai kebutuhan yang berbeda.

Bagi sebagian orang, kata kompromi mempunyai maknayang negatif. Bagi yang lain, kata ini menggambarkan prinsip beri/ terima yang perlu dalam kehidupan sehari-hari. Umumnya tidak mungkin untuk mendapatkan sesuatu secara gratis – tampaknya selalu ada harga atau konsesi yang harus dibuat untuk menerima apa yang anda inginkan. Kata kompromi secara sederhana berarti membuat dan/ atau menerima konsesi [kelonggaran]. Keberhasilan negosiasi pada intinya dapat ditingkatkan dengan sudut pandang pendekatan yang tepat. Bagian-bagian berikut memberikan tuntunan yang memadai di bawah sub-sub judul :

a) Pokok masalah yang dinegosiasikan

Waspadai adanya beberapa konteks dimana negosiasi tidak tepat untuk diadakan :

1. Menegosiasikan syarat-syarat perdagangan yang telah ditentukan oleh perusahaan dengan aturan yang tegas
2. Menegosiasikan pokok-pokok yang mengabaikan peraturan mengenai diskriminasi ras, jenis kelamin, atau diskriminasi lainnya.
3. Menegosiasikan prosedur dan tata-tertib perusahaan
4. Menegosiasikan keputusan perusahaan yang telah diumumkan.
5. Mengadakan negosiasi ketika semua pihak tidak hadir

b) Persiapan negosiasi

Setelah memastikan persoalan yang dapat Anda negosiasikan, maka selanjutnya adalah menentukkan apa yang Anda ingin capai, dan dengan siapa, pada setiap tahap negosiasi. Kenalilah tujuan-tujuan Anda, faktor-faktor yang sangat penting, dan hal-hal yang dapat Anda relakan dalam kondisi tertentu. Hanya setelah Anda menentukkan sasaran Anda, maka dapat dimulai mempersiapkan negosiasi. Dengan waktu yang Anda miliki, usahakanlah untuk mengetahui sebanyak-banyaknya tentang pihak lain :

1. Apakah dia independen atau bagian dari suatu tim?
2. Apakah dia memiliki wewenang untuk membuat keputusan tanpa harus mengadakan rujukan balik?
3. Jenis orang seperti apakah dia?
4. Bagaimana tingkat pengalamannya sebagai seorang negosiator?
5. Jenis pendekatan apa yang mungkin digunakan untuk mencapai hasil terbaik?
6. Apakah kepentingan-kepentingannya, dan dengan urutan prioritas yang bagaimana?
7. Perilaku seperti apa yang dapat Anda harapkan dari orang tersebut?

c) Mencapai suasana yang tepat

Suasana diciptakan dalam waktu yang sangat singkat : beberapa detik atau menit. Suasana dipengaruhi oleh hubungan antara pihak-pihak pada waktu lampau, harapan mereka saat ini, sikap persepsi, dan keahlian yang mereka miliki dalam bernegosiasi. Suasana dipengaruhi oleh konteksi pertemuan, lokasi, penataan tempat duduk, tingkat formalitas, penataan ‘domestik’. Pada periode ice-breaking, Anda hendaknya berupaya untuk menciptakan suasana yang hangat, bersahabat, penuh kerja sama, dan praktis. Komunikasi verbal maupun non verbal [spt kontak mata] yang bersahabat dapat membantu menciptakan kondisi yang membuat orang-orang termotivasi untuk bekerja sama ; demikian pula sebalinya.

d) Taktik-Taktik Negosiasi

Negosiator yang berpengalaman akan mencari kerjasama dalam topik-topik yang netral; negosiator yang mencari kekuasaan, akan berusaha untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan Anda, serta prioritas dan perhatian Anda. Setelah menentukan tujuan-tujuan Anda, strategi dan kekuatan relatif tawar menawar Anda, pendekatan apa yang Anda ingin gunakan dalam proses negosiasi? Taktik-taktik apa yang akan Anda gunakan?

1. Apakah Anda membuka dengan mengajukan permintaan-permintaan Anda terlebih dahulu atau belakangan?
2. Bagaimana Anda mengambil inisiatif?

1. dengan bersiteguh atau tidak mau berkompromi?
2. Dengan mengajukan argumen yang kuat, bersungguh-sungguh untuk mencapai hasil yang adil?

3. Rencana cadangan apa yang Anda miliki untuk menghadapi hal-hal yang tidak diharapkan? Menghentikan negosiasi? Kembali pada unsur pokok untuk mendapatkan tuntunan? Menyetujui, tetapi kemudian tidak menepati kesepakatan tersebut? Apakah konsekuensi dari setiap tindakan ini dalam jangka pendek/ dalam jangka panjang, dalam kaitan dengan kredibilitas Anda dan kekuatan tawar menawar pihak lain?
4. Apakah yang Anda ketahui mengenai individu-individu dalam tim lain? Kekuatan dan kelemahan mereka? Kepribadian mereka? Apakah mereka memilih gaya tertentu yang dapat Anda serang?
5. Bagaimana kemahiran mereka dalam menggertak? Bagaimana dengan kemahiran Anda sendiri? Apakah gertakan merupakan taktik yang bermanfaat dalam situasi tertentu?
6. Apakah Anda yakin dapat membedakan antara fakta, opini, asumsi, dan rumor? Akankah pihak lain menerima fakta-fakta yang Anda miliki?
7. Bagaimana Anda dapat menjual keuntungan-keuntungan proposal Anda dengan sebaik-baiknya?
8. Bagaimana Anda dapat menjelaskan dengan sebaik-baiknya konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan apabila pihak lain menolak usul Anda?
9. Bagaimana Anda menangani kelemahan proposal/ argumen Anda?
10. Apakah argumen Anda masuk akal / logis, atau lebih bersifat emosional? Atau di antara keduanya? Dimana Anda dapat menggunakan salah satu argumen di atas dengan sebaik-baiknya.
11. Kapan saat terbaik untuk mengajukan proposal Anda? Bagaimana agar Anda dapat menggunakan waktu yang tersedia dengan sebaik-baiknya?
12. Dimana Anda ingin negosiasi tersebut diadakan? Dikandang sendiri? Di kandang mereka [lawan]? Di tempat netral?
13. Siapakah yang Anda inginkan untuk memimpin pertemuan? Anda atau mereka?
14. Bagaimana seharusnya tingkat realitas permintaan pertama Anda? Anda ingin mengajukan suatu permintaan pembukaan? atau menggunakan pendekatan problem solving ?
15. Pada tahap apa sebaiknya Anda memberikan informasi? atau menahannya?
16. Apakah Anda memiliki kemampuan teknis/ know how dalam menegosiasikan pokok-pokok persoalan secara efektif? di mana Anda dapat memperoleh dukungan dalam bidang tersebut, jika perlu?
17. Apakah Anda memiliki kemampuan sosial dalam mengelola hubungan Anda dengan pihak lain?

Berkali-kali laporan media massa dipenuhi dengan berita-berita emosional, seperti negosiasi mengalami ‘jalan buntu’/ deadlock , tuntutan-tuntutan, walk-out, dsb. Situasi-situasi semacam itu sebagian besar terjadi karena pihak-pihak yang bernegosiasi bersikeras menyatakan dan mempertahankan posisi mereka, jelas, dalam situasi demikian negosiasi sama sekali tidak akan mencapai kemajuan. Pendirian ini lebih sering disertai kepentingan pihak-pihak yang dilalaikan, dengan hasil kesepakatan akhir yang tidak memuaskan pihak manapun. Oleh karena itu, golden rule dalam bernegosiasi adalah selalu menegosiasikan kepentingan bukan pendirian [position]; jangan mengambil suatu pendirian kecuali jika hal itu bermanfaat bagi kepentingan-kepentingan tsb. Bukan tujuan-tujuan pribadi anda dalam negosiasi – Anda adalah seorang duta bukan seorang individu.

e) Gaya-gaya negosiasi

Dalam gaya negosiasi dapat dijelaskan dalam dua dimensi, yaitu arah dan kekuatan.

1) Arah berbicara tentang cara kita menangani informasi.

1. Mendorong [push] : memberi informasi, mengajukan usul, melalaikan kontribusi orang lain, mengkritik, bertindak sebagai pengganggu – semua taktik yang berlaku tergantung sifat dan konteks negosiasi.
2. Menarik [pull] : mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan informasi, meminta saran, memastikan pemahaman, meminta kejelasan, menyatakan perasaan kita.

2) Kekuatan berbicara tentang keluwesan kita untuk beranjak dari kedudukan kita yang

semula.

1. Bersikap keras : kita ingin menang berapapun harganya, tidak akan mengalah atau mundur, tidak akan menerima tawaran apapun. Kita mengejar sasaran yang tinggi
2. Bersikap lunak : kita mengalah, ragu-ragu, sulit untuk berkata tidak, menyesuaikan diri –sasaran yang kita kejar rendah. Kita dapat mengambil sikap keras dalam beberapa persoalan dan bersikap lunak dalam persoalan-persoalan yang lain : hal ini memberikan petunjuk jelas mengenai hasil yang menjadi prioritas.

f) Mencari penyelesaian

Dalam mencari penyelesaian, tujuan Anda hendaknya agar kedua pihak memperoleh kemenangan, atau seburuk-buruknya dinyatakan seri. Analogi berikut ini adalah contoh pilihan-pilihannya.

1. KALAH/ KALAH Singkirkan kue tsb agar tidak satu pihakpun mendapatkannya.
2. MENANG/ KALAH Berikan kue tsb kepada salah satu pihak atau iris dengan tidak sama rata.
3. SERI Iris kue tsb tepat di tengah-tengah
4. MENANG/ MENANG Buat dua buah kue atau buat kue yang jauh lebih besar.

Temukan dulu kepentingan yang sama, baru kemudian mencari kepentingan yang saling bersaing dengan metode berikut :

1. Ciptakan suasana yang memampukan kedua pihak untuk sebanyak mungkin mengemukakan buah pikiran yang relevan bagia suatu pemecahan.
2. Hindari penilaian dini sehingga semua buah pikiran telah dikemukakan.
3. Pusatkan perhatian pada masalah, bukan pada pribadi yang terlibat.
4. Ketahui apa yang hendak Anda capai.
5. Jangang menanggapi pertanyaan-pertanyaan retoris yang dimanfaatkan untuk mendukung kedudukan, bukan untuk mengemukakan kepentingan.

g) Situasi fall back

Sering terjadi dalam negosiasi pihak-pihak yang terlibat tidak mencapai kemajuan dalam negosiasi, betapapun besar keinginan kedua pihak untuk mencapai suatu solusi. Maka Anda perlu mempersiapkan dan menerapkan BATNA [suatu situasi dimana Anda berada dalam posisi harus mencapai kesepakatan, dan mitra Anda menyadari hal tsb]. BATNA = BEST ALTERNATIF TO A NEGOSIATED AGREEMENT atau Alternatif Terbaik untuk Mencapai Kesepakatan melalui Negosiasi [Fisher dan Urg, Getting to Yes, Hutchinson]. Dengan adanya BATNA, anda mungkin tertolong untuk meneruskan negosiasi secara felksibel yaitu :

1. Mengetahui alternatif terbaik dari kegagalan mencapai kepentingan utama Anda.
2. Memperkirakan nilai BATNA Anda dalam hubungan dengan tawaran terbaik yang ada.
3. Contoh : Dalam negosiasi harga dengan seorang pembeli, Anda disiapkan [dan diijinkan] untuk memberikan rabat hingga 20 % harga yang ditawarkan. Anda membuka penjualan dengan rabat 10 %, yang segera ditolak, dan ditawar 30 %. Sebenarnya, pihak lain bersedia menerima 10 %, namun Anda tidak mengetahui hal itu. Di sini terjadi tumpang tindih posisi fall back, jadi hasil optimal jatuh dalam taksiran realistis kedua pihak mengenai kesepakatan yang dapat dicapai dan hasil antara 15 % hingga 20 % dapat disepakati.Besar rabat yang akhirnya disepakati tergantung pada :
4. Kelihaian penjual maupun pembeli dalam bernegosiasi
5. Berapa banyak yang dibutuhkan penjual untuk melepaskan penjualan.
6. Tingkat desakan kebutuhan pembeli terhadap barang tsb. Menaksir posisi fall back

h) Perilaku dalam negosiasi

Dalam negosiasi seringkali kita berhadapan dengan dengan orang-orang yang lebih suka mempertahankan pendirian yang kaku, dengan gaya garis keras, tanpa menyadari adanya alternatif yang lebih efektif. Jika hal ini terjadi, petunjuk berikut perlu Anda perhatikan :

1. Pertahankan pendekatan yang sopan dan profesional
2. Jangan membalas perilaku yang tidak menyenangkan
3. Terus menegosiasikan kepentingan Anda, sambil bertanya tentang alasan pendirian mereka dan cobalah untuk memperlihatkan kelemahan pendirian mereka dengan diskusi yang logis dan masuk akal.
4. Mintalah pandangan dan kritikan terhadap pendirian Anda, sarankan lawan Anda untuk mencoba melihat situasi dari sudut pandang Anda.
5. Pusatkan pada permasalahan yang sedang dibahas
6. Jangan tanggapi serangan yang bersifat pribadi dan tidak masuk akal dengan tetap berdiam diri.
7. Mintalah kriteria, alasan-alasan, data-data pendukung, kesimpulan atau petunjuk yang obyektif.
8. Perlihatkan antusiasme Anda untuk suatu solusi yang adil dan ungkapkan kembali kesediaan Anda untuk mencapai dan menyetujui kriteria yang obyektif.
9. Perhatikan tanda-tanda adanya kerjasama dan beri dukungan, sambutan, pujian, dan kepastian bahwa kerjasama akan menjadi pusat perhatian Anda.
10. Secara periodik buatlah ringkasan bidang-bidang yang telah mencapai kesepakatan, dengan memperlihatkan antusiasme Anda pada langkah-langkah yang telah berhasil membawa kesepakatan.
11. Jangan menanggapi trik-trik berikut :

• Serangan terhadap pribadi, nama orang, dll
• Komentar-komentar yang menyesatkan, rumor, dan kebenaran yang tidak utuh.
• Pertanyaan-pertanyaan retoris
• Hal-hal yang menyerempet bahaya
• Tuntutan yang tinggi dan mustahil
• Sarkasme
• Upaya-upaya untuk membuat Anda stress
• Diperkenalkannya pada menit terakhir orang baru yang berwenang membuat keputusan, setelah sebelumnya Anda mendapat penjelasan bahwa Anda tengah bernegosiasi dengan pembuat keputusan.

12. Jika semua upaya gagal, bersiaplah untuk menunda diskusi. Gunakan waktu penundaaan untuk:

§  Menurunkan ketegangan

§  Mempelajari kembali pokok-pokok yang telah disetujui dan item-item yang belum dibahas

§  Mempelajari kembali situasi negosiasi

§  Mengamati lebih lanjut mitra negosiasi Anda.

§  Mencari persetujuan atau otorisasi lebih lanjut yang mungkin Anda butuhkan.

§   

j) Mengakhiri Negosiasi

Untuk memantau perkembangan negosiasi, hal-hal berikut perlu diperhatikan

• Apakah semua pihak memahami dengan jelas apa yang telah disepakati?
• Apakah semua pihak berkomitmen terhadap kesepakatan tsb?
• Apakah diperlukan pertemuan lain untuk membahas pokok-pokok yang kecil [atau yang besar? kapan?
• Bagaimana perasaan kedua pihak terhadap kesepakatan yang telah dibuat? Apakah dirasa adil?
• Apakah kita puas? Apakah justru kita saling mengecam? Saling mempertahankan pendirian ? kecewa?

Tahapan-tahapan Negosiasi

Pada dasarnya negosiasi adalah cara bagaimana kita mengenali, mengelola dan mengendalikan emosi kita dan emosi pihak lain. Di sinilah seringkali banyak di antara kita tidak menyadari bahwa negosiasi sebenarnya lebih banyak melibatkan apa yang ada di dalam hati atau jiwa seseorang. Ini seperti gambaran sebuah gunung es, di mana puncak yang kelihatan merupakan hal-hal yang formal, tuntutan yang dinyatakan dengan jelas, kebijakan atau prosedur perusahaan, maupun hubungan atau relasi bisnis yang didasarkan pada hitungan untung rugi.

Sedangkan yang sering dilupakan dalam proses negosiasi adalah hal-hal yang tidak kelihatan, seperti misalnya hasrat, keinginan, perasaan, nilai-nilai maupun keyakinan yang dianut oleh individual yang terlibat dalam konflik atau yang terlibat dalam proses negosiasi. Hal-hal yang di dalam inilah justru seringkali menjadi kunci terciptanya negosiasi yang sukses dan efektif. Negosiasi sebenarnya melibatkan tiga hal pokok yang kami sebut sebagai Negotiation Triangle, yaitu terdiri dari HEART (yaitu karakter atau apa yang ada di dalam kita yang menjadi dasar dalam kita melakukan negosiasi), HEAD (yaitu metoda atau teknik-teknik yang kita gunakan dalam melakukan negosiasi), HANDS (yaitu kebiasaan-kebiasaan dan perilaku kita dalam melakukan negosiasi yang semakin menunjukkan jam terbang kita menuju keunggulan atau keahlian dalam bernegosiasi).

Jadi sebenarnya tidaklah cukup melakukan negosiasi hanya berdasarkan hal-hal formal, kebijakan dan prosedur, atau teknik-teknik dalam negosiasi. Justru kita perlu menggunakan ketiga komponen tersebut yaitu: karakter, metoda dan perilaku. Dalam banyak hal, negosiasi justru tidak terselesaikan di meja perundingan atau meja rapat formal, tetapi justru dalam suasana yang lebih informal dan relaks, di mana kedua pihak berbicara dengan hati dan memanfaatkan sisi kemanusiaan pihak lainnya. Karena pada dasarnya selain hal-hal formal yang ada dalam proses negosiasi, setiap manusia memiliki keinginan, hasrat, perasaan, nilai-nilai dan keyakinan yang menjadi dasar bagi setiap langkah pengambilan keputusan yang dilakukannya.­

Langkah-langkah bernegosiasi

Persiapan. Langkah pertama dalam melakukan negosiasi adalah langkah persiapan. Tahap ini sangat penting karena persiapan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi negosiasi yang akan kita lakukan. Hal tersebut akan memberikan rasa percaya diri yang kita butuhkan dalam melakukan negosiasi. Yang pertama harus kita lakukan dalam langkah persiapan adalah menentukan secara jelas apa yang ingin kita capai dalam negosiasi. Tujuan ini harus jelas dan terukur, sehingga kita bisa membangun ruang untuk bernegosiasi. Tanpa tujuan yang terukur, kita tidak memiliki pegangan untuk melakukan tawar-menawar atau berkompromi dengan pihak lainnya.

Kedua, kenali karakter dan latar belakang lawan negosiasi kita. Gali informasi sebanyak mungkin mengenai siapa dia/mereka, kekuatan dan kelemahannya, apa tujuan atau kepentingannya. Tujuan yang jelas dan terukur disertai pengetahuan atas lawan negosiasi akan memudahkan kita menyusun elemen ketiga, yaitu beberapa alternatif skenario. Menyusun alternatif ini penting dilakukan agar kita selalu tanggap menghadapi berbagai kemungkinan situasi. Dalam hal ini, menyangkut juga apa tawaran maksimum dan minimum yang bisa kita berikan sesuai tujuan kita. Hal terakhir yang tak kalah pentingnya adalah kesiapan mental kita. Usahakan kita dalam kondisi relaks dan tidak tegang. Cara yang paling mudah adalah dengan melakukan relaksasi. Bagi kita yang menguasai teknik pemrograman kembali bawah sadar (subconscious reprogramming) kita dapat melakukan latihan negosiasi dalam pikiran bawah sadar kita, sehingga setelah melakukannya berkali-kali secara mental, kita menjadi lebih siap dan percaya diri.

Pembukaan. Mengawali sebuah negosiasi tidaklah semudah yang kita bayangkan. Kita harus mampu menciptakan atmosfir atau suasana yang tepat sebelum proses negosiasi dimulai. Untuk mengawali sebuah negosiasi dengan baik dan benar, kita perlu memiliki rasa percaya diri, ketenangan, dan kejelasan dari tujuan kita melakukan negosiasi. Ada tiga sikap yang perlu kita kembangkan dalam mengawali negosiasi yaitu: pleasant (menyenangkan), assertive (tegas, tidak plin-plan), dan firm (teguh dalam pendirian). Senyum juga salah satu hal yang kita perlukan dalam mengawali sebuah negosiasi, sehingga hal tersebut akan memberikan perasaan nyaman dan terbuka bagi kedua pihak. Berikut ada beberapa tips dalam mengawali sebuah negosiasi:

a.    Jangan memegang apa pun di tangan kanan anda ketika memasuki ruangan negosiasi;

b.    Ulurkan tangan untuk berjabat tangan terlebih dulu;

c.    Jabat tangan dengan tegas dan singkat;

d.    Berikan senyum dan katakan sesuatu yang pas untuk mengawali pembicaraan.

Selanjutnya dalam pembicaraan awal, mulailah dengan membangun common ground, yaitu sesuatu yang menjadi kesamaan antar kedua pihak dan dapat dijadikan landasan bahwa pada dasarnya selain memiliki perbedaan, kedua pihak memiliki beberapa kesamaan yang dapat dijadikan dasar untuk membangun rasa percaya.

Memulai proses negosiasi. Langkah pertama dalam memulai proses negosiasi adalah menyampaikan (proposing) apa yang menjadi keinginan atau tuntutan kita. Yang perlu diperhatikan dalam proses penyampaian tujuan kita tersebut adalah:

a.    Tunggu saat yang tepat bagi kedua pihak untuk memulai pembicaraan pada materi pokok negosiasi;

b.    Sampaikan pokok-pokok keinginan atau tuntutan pihak anda secara jelas, singkat dan penuh percaya diri;

c.     Tekankan bahwa anda atau organisasi anda berkeinginan untuk mencapai suatu kesepakatan dengan mereka;

d.    Sediakan ruang untuk manuver atau tawar-menawar dalam negosiasi, jangan membuat hanya dua pilihan ya atau tidak;

e.    Sampaikan bahwa ”jika anda memberi kami itu, kami akan memberi anda ini– if you’ll give us this, we’ll give you that.” Sehingga mereka mengerti dengan jelas apa yang harus mereka berikan sebagai kompensasi dari apa yang akan kita berikan.

f.      Hal kedua dalam tahap permulaan proses negosiasi adalah mendengarkan dengan efektif apa yang ditawarkan atau yang menjadi tuntutan pihak lain. Mendengar dengan efektif memerlukan kebiasaan dan teknik-teknik tertentu. Seperti misalnya bagaimana mengartikan gerakan tubuh dan ekspresi wajah pembicara. Usahakan selalu membangun kontak mata dengan pembicara dan kita berada dalam kondisi yang relaks namun penuh perhatian.

Zona Tawar Menawar (The Bargaining Zone). Dalam proses inti dari negosiasi, yaitu proses tawar menawar, kita perlu mengetahui apa itu The Bargaining Zone (TBZ). TBZ adalah suatu wilayah ruang yang dibatasi oleh harga penawaran pihak penjual (Seller’s Opening Price) dan Tawaran awal oleh pembeli (Buyer’s Opening Offer). Di antara kedua titik tersebut terdapat Buyer’s Ideal Offer, Buyer’s Realistic Price dan Buyer’s Highest Price pada sisi pembeli dan Seller’s Ideal Price, Seller’s Realistic Price dan Seller’s Lowest Price pada sisi pembeli. Kesepakatan kedua belah pihak yang paling baik adalah terjadi di dalam wilayah yang disebut Final Offer Zone yang dibatasi oleh Seller’s Realistic Price dan Buyer’s Realistic Price. Biasanya kesepakatan terjadi ketika terdapat suatu overlap antara pembeli dan penjual dalam wilayah Final Offer Zone. Menurut G. Richards Shell, ada tiga macam tipe negosiator dalam etika penawaran yaitu: Poker school, Idealist School, dan Pragmatist School.

The “It’s a Game” Poker School

• Orang yang mempunyai pandangan poker school memandang bahwa negosiasi adalah sebuah permainan dengan aturan pasti. Bertindak sesuai aturan dianggap etis sedangkan apabila bertindak sebaliknya dianggap tidak etis
• Orang yang berpandangan tersebut terkadang mengijinkan cara – cara curang dalam memenangkan negosiasi asal cara – cara tersebut tidak melanggar aturan yang telah ditetapkan.
• Orang yang memiliki pandangan “poker school” memiliki tiga masalah pokok yaitu: (1) Mereka beranggapan bahwa penawaran dengan cara mengancam adalah sebuah permainan (2) Semua orang dianggap memiliki aturan yang sama (setiap orang dianggap akan melakukan hal yang sama), (3) Aturan tersebut dianggap bertentangan dengan sebuah aturan yurisdiksi tunggal yang berlaku (Aturan apapun akan diabaikan jika bertentangan dengan satu aturan pokok negosiasi: MENANG!).

The “Do the Right Thing Even If It Hurts” Idealist School.

• Orang yang mempunyai pandangan Idealis berpendapat bahwa proses penawaran adalah salah satu aspek kehidupan sosial bukan sebuah aktivitas spesial dengan keunikannya sendiri dalam membuat aturan.
• Seorang idealis tidak akan mengijinkan penggunaan cara – cara curang walaupun tidak melanggar aturan dalam sebuah negosiasi.
• Seorang idealis dalam melakukan suatu negosiasi mendasarkan pandangannya pada filosofi dan agama yang dianut.
• Seorang idealis mengijinkan anggapan bahwa kecurangan pada negosiasi akan menurunkan moralitas dan kepercayaan dengan teman, menghilangkan rasa tanggung jawab pada orang lain, dsb.
• Seorang idealist sangat tidak menyetujui bahwa sebuah negosiasi dianggap sebagai permainan. Negosiasi adalah sesuatu hal yang dianggap serius dan memiliki konsekuensi pada masa yang akan datang.
• Seorang idealis juga menganggap bahwa seorang poker school dianggap predator yang akan mematikan lawannya dan egois karena lebih mementingkan dirinya sendiri. The “ WhaT Goes Around Comes Around” Pragmatist School.
• Karakter orang seperti ini masih menyadari tentang tidak etisnya sebuah kecurangan dalam bernegosiasi tetapi pada situasi tertentu dia tetap melakukannya karena dianggap tidak melanggar aturan.
• Mereka lebih sering melakukan dan mengijinkan kebohongan sebagai salah satu trik negosiasi dibanding seorang idealis.
• Ada lima cara yang dilakukan seorang pragmatisme untuk memblok dan menghindari bencana untuk melindungi kepentingan mereka, yaitu: (1) Menyatakan bahwa pertanyaan itu di luar batas; (2) Menjawab dengan pertanyaan yang berbeda; (3) Menghindar dari pertanyaan tersebut; (4) Memberi pertanyaan pada diri anda sendiri; (5) Mengubah subyek dari pertanyaan tersebut.

Membangun Kesepakatan. Babak terakhir dalam proses negosiasi adalah membangun kesepakatan dan menutup negosiasi. Ketika tercapai kesepakatan biasanya kedua pihak melakukan jabat tangan sebagai tanda bahwa kesepakatan (deal or agreement) telah dicapai dan kedua pihak memiliki komitmen untuk melaksanakannya. Yang perlu kita ketahui dalam negosiasi tidak akan pernah tercapai kesepakatan kalau sejak awal masing-masing atau salah satu pihak tidak memiliki niat untuk mencapai kesepakatan. Kesepakatan harus dibangun dari keinginan atau niat dari kedua belah pihak, sehingga kita tidak bertepuk sebelah tangan. Karena itu, penting sekali dalam awal-awal negosiasi kita memahami dan mengetahui sikap dari pihak lain, melalui apa yang disampaikan secara lisan, bahasa gerak tubuh maupun ekspresi wajah. Karena jika sejak awal salah satu pihak ada yang tidak memiliki niat atau keinginan untuk mencapai kesepakatan, maka hal tersebut berarti membuang waktu dan energi kita. Untuk itu perlu dicari jalan lain, seperti misalnya: conciliation, mediation dan arbitration melalui pihak 

Referensi: Aldi muzakkir

Diberdayakan oleh Blogger.